秘書和董事一樣，同為公司的高級(jí)職員。《公司條例》第154條規(guī)定，每間公司必須有秘書(secretary)一名，并可由其中一名董事兼任。公司秘書如屬個(gè)人，則須通常居于香港，如屬法人團(tuán)體，則須在香港設(shè)有注冊(cè)辦事處或營業(yè)地點(diǎn)。如秘書職位空缺，或因任何其它原因以致沒有能夠執(zhí)行事務(wù)的秘書，有關(guān)事務(wù)可由助理秘書或副秘書代為進(jìn)行，或由董事授權(quán)的其它高級(jí)人員辦理。


秘書可由董事兼任。但《公司條例》第154B條規(guī)定，以董事兼秘書雙重身份作出的作為是無效的。如某公司檔要求由一名董事及一名秘書分別簽署并呈交，那么該檔不能由身兼秘書的董事個(gè)人分別以董事身份和秘書身份簽署后呈交。


董事可按其認(rèn)為合適的任期、酬金及條件委任秘書，如此獲委任的秘書亦可由董事免任，當(dāng)然，公司秘書也可辭去其職務(wù)，其程序和條件與董事的辭職相同。


公司要置備秘書登記冊(cè)，記載下列詳情：姓名、曾用名（如屬華人且曾用中文姓名，則包括該中文姓名）、別名、通常住址、國籍及身份證號(hào)碼，或所持有的護(hù)照的號(hào)碼及簽發(fā)國家；秘書如屬法人團(tuán)體，則記載其法人名稱及注冊(cè)辦事處或主要辦事處；如某商號(hào)的所有合伙人均是聯(lián)名秘書，則可述明該商號(hào)的名稱及主要辦事處，以代替上述詳情。


早期公司法理論一般均認(rèn)為公司秘書只是公司的服務(wù)人員，依別人的批示而行事，無權(quán)代表公司訂立合約。在以后的發(fā)展過程中，判例逐漸承認(rèn)公司秘書不再只是一般的文秘人員而屬公司的主要行政管理人員。依此地位，他可以代表公司簽署行政管理方面的合約。盡管如此秘書在公司的經(jīng)營貿(mào)易方面仍無權(quán)代表公司。但由于兩方面的原因，秘書事實(shí)上可能有較大的權(quán)力。這兩方面的原因是：第一，公司秘書如由董事兼任時(shí)，董事可依章程大綱或細(xì)則的授權(quán)將其權(quán)力分給公司秘書去行使；第二，公司章程大綱或細(xì)則也可直接賦予公司秘書較大的權(quán)力。


理論上認(rèn)為公司秘書與董事一樣，處于公司受托人的地位。因此他必須謹(jǐn)慎勤勉地為公司服務(wù)，并不得密謀私益。任何豁免公司秘書責(zé)任的章程條款或合約條款均為無效。
概括地說，公司秘書的工作主要有以下幾個(gè)方面：


1、參加公司會(huì)議并做記錄；
2、簽署某些公司檔：如法定宣告書、資產(chǎn)負(fù)債表復(fù)本等；
3、向有關(guān)人士發(fā)出通知；
4、辦理股份轉(zhuǎn)讓的證明；
5、保存公司的各種名冊(cè)、登記冊(cè)；
6、向處長呈送必要的報(bào)告；
7、處理公司往來函件。